今回はお客様からよく頂くメールトラブルについてです。

「メールが受信できたりできなかったりする」
「容量がいっぱいになるのが早い」

なんてことありませんでしょうか。
これの多くの原因は、
1つのメールアドレスを複数のパソコン・スマホに設定していること、です。

例えば会社の代表メール、info@～　から始まるものに設定している方は多いと思います。
会社に対する問合せが届くメールでしょうから、社長のほか、社員に於いても、全員で内容を確認したいと思います。
例えばこのメールを確認する人を3人として、3台のパソコンに同じ　info@～　のメールを設定したとします。
すると何が起こるか？

メールが受信できたり出来なかったり…

【例１】
ある日、出社したAさんが最初にメールを開きました。
メールは無事に受信できています。
続いて出社してきたCさん、そしてその後出社してきたBさんも無事に受信できました。

【例２】
またある日、出社したBさんがAさんより早くメールボックスを開きました。
メールは無事に受信できています。
続いて出社してきたAさんとCさんは、そのメールは受信できませんでした。

【例３】別のある日、出社したCさんがAさん、Bさんより早くメールボックスを開きました。
メールは無事に受信できています。
AさんとBさんは出張のため、3日間メールボックスを開きませんでした。
出張明けのAさんとBさんがメールボックスを開いたところ、3日前のメールは受信できませんでした。

何故でしょう？

まずメールが届く仕組みについて勉強しましょう。

外部からメールが入ってくると、まずサーバにメールが保存されます。
そして、指定されたアドレスへ向けて、メールが届きます。
ソフトを通じてメールを確認することで、メールの内容がサーバからダウンロードされます。

Aさんの設定では、受信済みメールのコピーをサーバに残す設定になっていました。
Bさんの設定では、受信済みメールはサーバ上から削除する設定になっていました。
Cさんの設定では、受信済みメールのコピーを残すが、受信後3日経過でサーバから削除する設定になっていました。

もう分かりますね。

最初にBさんが受信した【例２】は、AさんとCさんがダウンロードする前にサーバ上から消されてしまったのです。
また【例３】では、最初にCさんが受信してから3日経ったので、サーバ上からメールが消されてしまったのです。

消えちゃうんじゃ困るから、コピーを残す設定にしよう

これを受けて、全員のメールボックスの設定をサーバ上から削除しない設定に変更しました。
Aさん、Bさん、Cさん、全員がメールを確認できるようになりました。
しかし、しばらくして全員が受信出来なくなってしまいました。

何故でしょう？

あっという間に容量がいっぱいに…！

これは、全員が同じメールのコピーをいつも残すので、1通メールが届くたびにコピーを3つ残す設定になっていました。
添付された写真データが3MBだったとして、それが3通コピーされ、9MB…
1日3枚の写真が届くなら、一日27MBがサーバに蓄積されるのです。
これではあっという間に容量がいっぱいになってしまいます。

AさんがBさんより早くメールボックスを開くかどうか、そんなの毎日確認していられません。
でもコピーを残さないと、消えてしまいます。
しかしいつもコピーを残すと、あっという間に容量不足です。
どうしたらいいか？

メール転送を使いましょう

サーバ側から代表アドレスに届いたメールを、各社員に割り当てた専用のアドレスで受け取れるように設定します。
すると、代表アドレスに届いたメールは、全員自動的に受信できるうえ、
ダウンロードする際にコピーを残さない設定でも、代表メールの設定には影響しません。

つまりこのケースでいえば

  • Aさんのパソコンに　info@～
  • Bさんのパソコンに　info2@～
  • Cさんのパソコンに　info3@～

を設定し、　info@～　に届くメールを　info2@～ info3@～　へ転送するよう、サーバ上で設定しました。
（アットマークより前は自由に決められます。yamada@～　smartphone@～　等）

この代表メールを設定するのは、よくお客様からの問い合わせに回答する人のパソコンが好ましいです。
何故なら、BさんとCさんは受信したものに返信するときは、 info2@～　info3@～　と発信元アドレスが変わるからです。
アットマーク以降が同じであれば、多くのお客様は内部の人間として認識してくださいますが、念のため。

1つのアドレスに1台のパソコンですから、スマホでも確認したいという場合は、その台数分だけサブアドレスを用意する必要があります。
逆に言えば、転送設定を行うことで、容量がいっぱいになるリスクを回避するだけでなく、確認漏れがなくなるため
代表メールボックスをしばらく開いていなかったとしても、他の社員がメール受信に気が付けるということです。

しかしながら、ベースになるメールも長期間ソフトを起動しないでいると、容量がいっぱいになってしまいます。

以上のことから、

代表メールアドレス：コピーを残すが、受信後〇日で削除
その他のメールアドレス：コピーを残さない

という設定がベストです。

メールアドレスの設定は大丈夫ですか？
1つのメールアドレスを何台ものパソコンに指定していませんか？

当社で月額ご契約を頂いているお客様は、メールアドレスの作成は無制限です。
上記のような運用を行っている方は、今無事に受信できていても、いつか突然受信できなくなるかもしれません。
不安な方・心当たりがある方は是非お気軽にお問合せください。
スタッフがご説明させていただきます！